Utiliser la technologie pour améliorer la société pour tous

Par: Philippe Telio, Fondateur du Startupfest

Nous avons organisé un événement les 15 et 16 juillet 2020 !

En effet, nous avons organisé un événement en direct, avec une scène et un public physique en studio. Je suis fier de dire que nous l’avons fait d’une manière saine et sûre, en relevant des dizaines de défis inattendus et en gérant une énorme incertitude.

Les réglementations gouvernementales et les directives sanitaires nous limitaient à 50 personnes sur place à tout moment. Voici l’histoire de la planification et de la réalisation du premier événement hybride à Montréal (peut-être le premier au monde) depuis le début de la pandémie COVID-19. Nous avons eu notre part d’enjeux au cours des années avec la mise en place des infrastructures physiques. Je pensais que l’installation de milliers de pieds carrés de tentes sur une île et la mise en place d’un quai temporaire pour transporter les participants sur la voie maritime du Saint-Laurent auraient été nos plus grands défis, mais il s’avère que l’installation d’un studio temporaire au bout d’un quai tout en respectant les directives de distanciation sociale se révélerait tout aussi difficile.

Voici comment nous y sommes parvenus :

1. Désigner une personne haut placée dans l’organisation pour être responsable de tous les protocoles de santé et de sécurité.
2. Examiner toutes les meilleures données scientifiques disponibles sur les normes sanitaires lorsqu’il s’agit de maintenir l’environnement « propre ».
3. Rédiger et partager des processus et des protocoles à suivre lors du montage, des journées d’événement et du démontage. Tout, de l’entrée jusqu’à la sortie du site, a été méticuleusement planifié et documenté. 

Certaines de ces procédures comprenaient :

• Créer un flux de circulation à sens unique sur l’ensemble du site. C’est plus difficile qu’on ne l’imagine et cela prend beaucoup plus d’espace physique que ce qui avait été prévu à l’origine sur les plans architecturaux.
• La distance entre les sièges dans le public (1,5 m entre les sièges de la gauche et de la droite, et 4 m entre les sièges à l’avant et à l’arrière, ce qui permettait d’avoir 2 m entre les personnes marchant dans les allées et les personnes assises).
• Accès unidirectionnel à la scène pour les conférenciers et les modérateurs, avec des protocoles stricts pour la gestion des microphones (les microphones ont été désinfectés après chaque conférencier).
• Pas plus de deux personnes sur notre scène ronde de 16 pieds à la fois, avec un tapis placé stratégiquement au centre de la scène pour assurer un écart de deux mètres (six pieds) entre ceux qui sont sur la scène.
• Une personne à la fois dans les toilettes (même s’il y avait 6 cabines par toilettes), avec des équipes de nettoyage qui désinfectent entre chaque utilisation. Nous avons pu continuer à offrir des toilettes non sexistes et des toilettes accessibles aux fauteuils roulants : une pandémie n’est pas une excuse pour prendre du recul en matière d’inclusion.
• Nous évitons normalement les bouteilles à usage unique, mais étant donné notre désir de ne pas utiliser d’interfaces communes, nous avons opté pour des repas, des boissons et des collations emballés individuellement. Pour éviter les déplacements des participants physiques, nous avons placé des bouteilles d’eau à chaque place assise.
• Les participants ont tous reçu un message avant l’événement leur expliquant nos protocoles et leur rappelant de se tenir à l’écart si, pour quelque raison que ce soit, ils estimaient être en danger ou qu’ils pouvaient mettre d’autres personnes en danger.
• À leur arrivée sur le site, les participants ont été accueillis par le personnel, on leur a demandé de se laver les mains, de répondre à quelques questions (comme si vous aviez été exposé au COVID ou si vous aviez voyagé à l’étranger au cours des 21 derniers jours). On leur a ensuite fourni un masque et on leur a dit de le porter à tout moment lorsqu’ils étaient dans le chapiteau à toit fermé et même à l’extérieur s’ils n’étaient pas en mesure de s’éloigner socialement des autres participants. C’était plus que ce que les directives sanitaires suggéraient à ce moment-là, mais nous avons estimé qu’il valait mieux faire preuve de prudence.
• Nous avons acheté des masques chirurgicaux et des visières supplémentaires au cas où un participant estimerait ne pas pouvoir porter les masques en tissu (rose vif, très stylés) que nous fournissions, afin de minimiser les risques que quelqu’un prétende ne pas pouvoir porter un masque. Comme nous avions invité chaque participant individuellement, nous n’avions pas prévu que cela poserait un problème, et heureusement, cela n’a pas été le cas. Les gens ont été ravis de leurs masques arborant la marque du Startupfest !
• Nous avons fourni des couvertures, car même l’été le plus chaud de Montréal peut être très venteux sur un quai à l’ombre. Ces couvertures ont été lavées le soir même au cas où elles seraient utilisées le deuxième jour.
• Pendant les pauses, nous avons demandé au personnel de rappeler aux gens de garder leurs distances et de porter un masque.
• Les directives sanitaires locales nous limitaient à 50 personnes sur place à tout moment. Afin d’accueillir le plus grand nombre de personnes possible pendant les deux jours de l’événement, nous avons créé 4 créneaux horaires et invité les personnes à se présenter pour des blocs de 4 heures. En temps normal, nous supposerions que seulement 66 % des personnes se présentent et nous aurions donc une participation « excessive », mais étant donné les circonstances, nous avons seulement confirmé le nombre maximum autorisé à un moment donné pour être sûrs de ne pas dépasser le seuil de 50 personnes.

Tout cela était nouveau pour notre équipe. Il n’y avait pas de processus clairement établi à suivre, nous avons donc utilisé des principes directeurs, notre expérience, nos connaissances et notre bon sens pour combler les lacunes.

Les principes directeurs étaient les suivants :

Si vous souhaitez lire un récapitulatif plus complet sur le Startupfest 2020, notre 10e anniversaire, des réflexions sur l’avenir et une longue liste de personnes que le Startupfest tient à remercier, consultez notre article Startupfest 2020 – Un événement hybride en préparation depuis une décennie !